Le contexte : pourquoi développer une application en Excel VBA ?
Le besoin
Le client souhaitait faciliter le suivi des erreurs faites dans des devis par les équipes commerciales d’une entreprise. Cette entreprise étant une filiale d’un grand groupe industriel, elle ne pouvait pas faire développer un outil en interne pour réaliser ce type de service. Il fallait donc faire appel aux seuls outils disponibles sur le poste de travail, Excel ou Access. Dans ce cadre, elle a fait appel à un prestataire spécialisé dans le développement Excel Access.
Cependant, le client souhaitait utiliser plus particulièrement Excel pour réaliser cet outil. Le problème qui se posait avec le développement Excel dans une simple feuille est son utilisation par plusieurs collaborateurs en même temps. En effet, avec un seul fichier, la gestion de partage cellule par cellule offert par Microsoft n’est pas satisfaisante dans ce contexte. De plus, le modèle de données ne convenait pas pour être dans Excel. Il aurait fallu dupliquer les colonnes pour permettre de saisir les informations identiques multiples (Produit1, Produit2, ..).
C’est là que Carm2i intervient, avec le développement d’une application Excel en VBA sur-mesure qui offre de nombreux avantages, notamment le fait d’être utilisée par plusieurs personnes simultanément et pouvant être associé à une base de données Access.
Les avantages d’une application Excel VBA
Avec une application Excel VBA, nous n’avons plus l’impression d’être sur le fameux tableur Excel. Grâce au VBA, il est possible de faire apparaître des écrans de saisie, faire des modifications ou consultations dans lesquels l’utilisateur peut ajouter des éléments, en choisir d’autres dans des listes de sélection ou encore faire des choix dans des boutons radios.
Dans ce cas présent, l’application VBA permet notamment d’apporter des informations sur les raisons des erreurs sur le devis initial. Cela peut être nécessaire s’il y a :
- Erreur de devis
- Erreur dans la sélection de pièce
- Erreur du diagnostic
- Pièce défectueuse
- Prestation non réalisée
- Autre raison
Une application en Excel VBA avec des données stockées dans une base de données Access
Pour stocker les données des différentes modifications du devis, CARM2i a développé une base de données Access qui, grâce à un driver et une connexion ADO, permet de connecter l’application Excel VBA à la base de données. Autrement dit, à chaque fois qu’un collaborateur entre des données dans l’application, Excel va chercher les données dans la base de données Access.
Cette base de données correspond au back office de l’application et Excel correspond à l’aspect visuel de l’application.
Génération d’un document Excel avec un mail préparé dans Outlook
Après avoir fait les modifications liées au devis dans l’application informatique, un fichier PDF est automatiquement généré, normé et enregistré sur le réseau. De plus, il est automatiquement ajouté en tant que pièce jointe dans un mail pré-écrit pour que le technicien n’est plus qu’à l’envoyer au back-office pour information.
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